Organisation, préparation et lancement de la journée de travail
1. Champ d’application et responsabilités
La procédure s’applique à l’ensemble du personnel des étages.
- Gouvernante générale (ou d’étages) : pilote l’ouverture, coordonne avec la réception et assigne les tâches.
- Femmes, valets et équipiers : assistent au briefing, récupèrent leurs feuilles de travail et préparent le matériel.
2. Chronologie indicative (service du matin)
| Horaire | Action |
|---|---|
| 6 h 30 – 7 h 30 | Préparation et organisation administrative par la gouvernante (seule). |
| 7 h 30 – 7 h 55 | Arrivée du personnel, pointage, passage aux vestiaires (mise en tenue). |
| 8 h 00 | Prise de poste et briefing. |
| 8 h 15 | Départ vers les étages et début immédiat des opérations de nettoyage. |
3. Préparation avant l’arrivée de l’équipe
Cette phase critique est réalisée par la gouvernante avant 7 h 30.
📊 1. Analyse des informations
- Consulter le rapport d’occupation (PMS) : taux, départs, recouches, no-show.
- Identifier les VIP, groupes et demandes spéciales (bébé, accueil).
- Lire le cahier de consignes (incidents veille).
- Lister les chambres en maintenance (HS).
🧹 2. Stocks et matériel
- Contrôler le stock de linge propre par catégorie.
- Vérifier les produits d’accueil et d’entretien.
- Tester le matériel (aspirateurs) et signaler les pannes.
🛒 3. Chariots et offices
- Contrôle aléatoire des chariots (séparation propre / sale).
- Réapprovisionnement des offices pour le démarrage immédiat des opérations de nettoyage.
4. Préparation administrative et accueil
Une documentation claire assure la traçabilité.
- Édition du rapport d’occupation du jour.
- Préparation des feuilles de travail (mentionnant départs, recouches, priorités).
- Préparation des listes VIP et groupes.
- Gestion des clés : préparation des passes magnétiques et renseignement du registre de remise des clés.
À l’arrivée du personnel : la gouvernante contrôle le pointage (retards / absences) et la présentation (tenue propre, badge, chaussures, hygiène) avant l’entrée en salle de briefing.
5. Le déroulement du briefing (10-15 min)
Le briefing est le moment clé pour donner le rythme de la journée.
Accueil et climat
Saluer l’équipe, contrôle visuel rapide des tenues, instaurer un climat positif.
La situation du jour
Donner les chiffres : taux d’occupation, nombre d’arrivées, départs et recouches. Annoncer les événements (séminaires, mariages).
Les priorités opérationnelles
Chambres VIP, early check-in (arrivées tôt), chambres PMR ou familles. Signaler les chambres bloquées pour travaux.
Distribution des tâches
Remise des feuilles de travail et des clés / passes. Rappel des objectifs de productivité.
Rappels qualité et sécurité
Un point précis par jour : procédure objets trouvés, gestion des « ne pas déranger » (DND), port des EPI, ergonomie.
Questions / réponses
Laisser la parole à l’équipe pour remonter les difficultés éventuelles de la veille.
6. Suivi et traçabilité
- Mettre à jour le cahier de consignes immédiatement en cas d’incident signalé.
- Actualiser le statut des chambres dans le PMS en temps réel (chambres propres / contrôlées).
- Archiver les feuilles de travail de la veille.